O que é: Instrução de Trabalho
A instrução de trabalho é um documento utilizado para padronizar e orientar as atividades realizadas em um determinado processo ou tarefa dentro de uma organização. Ela descreve de forma detalhada as etapas a serem seguidas, os procedimentos a serem adotados, as ferramentas e materiais necessários, além de fornecer informações sobre prazos, responsabilidades e requisitos de qualidade.
Benefícios da Instrução de Trabalho
A utilização de instruções de trabalho traz diversos benefícios para as empresas, tais como:
Padronização
Uma das principais vantagens da instrução de trabalho é a padronização das atividades. Ao estabelecer um conjunto de diretrizes claras e detalhadas, é possível garantir que todos os colaboradores executem as tarefas da mesma maneira, seguindo os mesmos passos e utilizando os mesmos recursos. Isso contribui para a uniformidade dos resultados e para a redução de erros e retrabalhos.
Otimização de Processos
Ao documentar as etapas e procedimentos de um processo, a instrução de trabalho permite identificar oportunidades de melhoria e otimização. Por meio da análise detalhada das atividades, é possível identificar gargalos, eliminar atividades desnecessárias, simplificar tarefas complexas e aumentar a eficiência operacional.
Capacitação de Colaboradores
A instrução de trabalho também é uma ferramenta importante para a capacitação de colaboradores. Ao fornecer informações detalhadas sobre as atividades a serem realizadas, ela facilita o treinamento de novos funcionários e o desenvolvimento de competências técnicas. Além disso, ela serve como um guia de consulta para os colaboradores, permitindo que eles tirem dúvidas e realizem as tarefas de forma autônoma.
Controle de Qualidade
A instrução de trabalho descreve os requisitos de qualidade a serem atendidos em cada etapa do processo. Isso permite que a empresa estabeleça critérios objetivos para avaliar a conformidade dos resultados e garantir a qualidade dos produtos ou serviços entregues aos clientes. Além disso, ela facilita a identificação de não conformidades e a implementação de ações corretivas.
Documentação de Processos
Ao documentar as atividades e procedimentos, a instrução de trabalho contribui para a criação de uma base de conhecimento organizacional. Ela registra o conhecimento tácito dos colaboradores e permite que esse conhecimento seja compartilhado e preservado, mesmo em casos de rotatividade de pessoal. Além disso, ela serve como um histórico do processo, facilitando a análise de desempenho e a identificação de tendências.
Elaboração de uma Instrução de Trabalho
A elaboração de uma instrução de trabalho envolve algumas etapas importantes, tais como:
Análise do Processo
O primeiro passo para elaborar uma instrução de trabalho é realizar uma análise detalhada do processo ou tarefa em questão. Isso envolve identificar as etapas envolvidas, os recursos necessários, as interações entre as atividades e os requisitos de qualidade. É importante envolver os colaboradores que executam o processo nessa etapa, para garantir que todas as informações relevantes sejam consideradas.
Descrição das Etapas
Após a análise do processo, é necessário descrever cada uma das etapas de forma clara e detalhada. É importante incluir informações como o objetivo de cada etapa, as atividades a serem realizadas, as ferramentas e materiais necessários, os prazos e as responsabilidades. É recomendado utilizar uma linguagem simples e objetiva, evitando termos técnicos desnecessários.
Validação e Aprovação
Após a elaboração da instrução de trabalho, é importante submetê-la a uma validação e aprovação. Isso envolve revisar o documento com os colaboradores envolvidos no processo, para garantir que todas as informações estejam corretas e completas. Além disso, é necessário obter a aprovação dos responsáveis pela área ou departamento envolvido, para garantir a aderência às políticas e diretrizes da empresa.
Divulgação e Treinamento
Após a aprovação, a instrução de trabalho deve ser divulgada para todos os colaboradores envolvidos no processo. É importante garantir que todos tenham acesso ao documento e compreendam as informações contidas nele. Além disso, é recomendado realizar treinamentos específicos para capacitar os colaboradores na execução das atividades descritas na instrução de trabalho.
Atualização e Melhoria Contínua
A instrução de trabalho não deve ser considerada um documento estático. Ela deve ser constantemente revisada e atualizada, de acordo com as mudanças no processo ou na organização. Além disso, é importante incentivar a melhoria contínua, buscando identificar oportunidades de otimização e atualizando a instrução de trabalho para refletir as melhores práticas.